賢いシステム受発注マニュアル(前編)

今回は、工場原価管理システム及び全社経理システムを構築する場合を例にして、ご説明します。発注側・受注側それぞれにチェックしたいポイントをまとめてみました。

工場原価管理システム受発注の相場

工場原価種類は多岐に渡って、維持が大変だといったことはありませんか?
また、会社内部要因だけではなく、外部要因(会計基準の変更)などへの対応に長い期間がかかるといったことはありませんか?

工場の生産における活動は

  • (輸入)
  • 材料納品
  • 材料検収
  • 材料倉庫入庫
  • 製造へ出庫
  • 製造着手
  • 材料在庫の消込
  • 製造完成
  • 製品倉庫入庫
  • 仕損
  • 振替
  • 支給
  • 出荷場所への出庫
  • 出荷
  • (輸出)
  • 得意先での製品検収

があります。

輸出輸入も含めると16の活動があり、経理における仕訳作業(貸方・借方の各勘定や各部門の金額(数量・単価(原価))が発生します。

単純には16プログラムだと……

  • SE 2ヶ月の概要基本設計費(約200万円)
  • SE 2ヶ月分の詳細設計(約200万円)
  • プログラマー3ヶ月分の費用(約240万円)

合計で約640万円が発生します。またこの他に、開発マシンの性能やデータベースの費用が発生します。

工場原価管理システム受発注の契約の結び方

【発注者の方へ】

各生産各活動によってどういう仕訳が発生するか、場合分けをはっきり定義していないと、開発後に修正が発生します。開発予算をオーバーしてしまうこともあり、起案書の再作成などの間接的な時間を浪費してしまいます。

例えば、材料検収にみると、仕入先が「一般仕入先・関連会社・下請け仕入先・輸入仕入先」で仕訳が違ってきます。
一般仕入先は借方が買掛金、関連会社は単に在庫の移動での部門振替、下請け仕入先は材料検収ではなく材料納品時点で買掛金が発生、輸入仕入先は海外の港を出た時点で借方:移動中在庫、貸方:売掛金が発生します。

要件定義はしっかりたてるようにしてください。
ただ、追加要件をまったくなくすことは難しいので、追加要件が出てきたときに受注者に早めの対応ができるように、保守契約をきちんと結んでおくことです。

また、全社経理システムへの連携レイアウト(全ての勘定で共通のレイアウト)、各項目(勘定コード、部門コード、金額計算方法、金額桁(通貨別単価、通貨別金額))をきちんとテーブルにしておくことも大切です。
テーブルの維持は重要です。
システム要件出しから稼働、その後発注者の担当が変わるなどの社内の変動、さらに何世代にもなると、「ここを少しこう変えたい」といった要望が出ても、社内に分かる人がいなくなり、ブラックボックス化してしまいます。

ほかにも、社内要因(工場の分散化、海外進出、工場別に損益計算書を作成したいなど)や外部要因(会計基準の変更、日本国内での外貨建て商品取引の開始など)によっても柔軟な対応ができるか、システム機能をよく確認しておくことです。

【受注者の方へ】

開発ステップでの開発の背景である問題点・要件定義・概要設計(外部設計)・基本設計・詳細設計(+プログラミング)・テスト・稼働での各マイルストーン毎に、発注者の承認を得ることが大事です。
承認を得ないで次のステップにいってから、要望が変わって、元に戻ってしまうことがよくあります。その負担は発注者が負うのか受注者の聞き取り方の悪さか、問題になるため、承認を各マイルストーン毎にとることが肝要です。

1本の契約で作成したシステムの機能性が高ければ、別の案件でも発注していただける可能性が高くなります。定期的に発注者の新しい要望や不満などを社内で共有し、発注者へ提案できれば、受注をいただく可能性が高くなります。
また、維持・保守では不具合が発生した場合は、発注者の業務へ影響を与えないように、常にモニタリング機能で監視し、早い対応をします。保守費用は適切な価格を設定します。

 

最後までご覧いただき、ありがとうございます。
工場原価管理システムならびに全社経理システムを例にして、ポイントをまとめてみました。
次回は実体験をもとに、成功例・失敗例などをお話しします。ご参考になさってください!

 

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